GESTÃO ELETRÓNICA DE DOCUMENTOS (GED) E SOFTWARE

GED: é a possibilidade de uso e administração de informações e/ou documentos no ambiente virtual, esses documentos podem ser em papel, microfilme, imagem, som, planilhas eletrônicas, arquivos de texto, dentre outros. Esta gestão é capaz de otimizar rotinas de trabalho e impulsionar diversas melhorias nas empresas. A implantação do sistema com as características mencionadas acima será executada dentro de 04 fases:

1. Analise funcional: identificação do tipo de informação que e produzida pelo cliente e como acontece o fluxo actual destas nos sectores como um todo;
2. Análise do sistema de informação actual: reconhecimento do actual sistema informatizado do cliente, caso possua, identificando seus pontos fortes e os principais problemas;
3. Especificação e customização do sistema de informação: determinação das políticas de gestão documental que melhor traduzem as necessidades do cliente quanto a criação, armazenamento, organização, recuperação e avaliação da informação e definindo os processos para gestão;
4. Implementação da solução: identificação da melhor solução tecnológica de hardware e software para implementação dos processos. A empresa desenvolveu um software para implantação neste tipo de gerenciamento informacional, dessa forma, após o estudo das necessidades, seria verificado qual o programa mais adequado para atender o cliente.

Software B-TECH

A BUSA PROVIDER, Lda, dispõe de uma equipa com as competências técnicas e multidisciplinares necessárias para garantir o sucesso de todos os projetos de implementação das suas soluções de Gestão.

Com recurso às melhores práticas de gestão de projetos e metodologias próprias, cada projecto é implementado de acordo com as necessidades de cada cliente.

A nossa metodologia de trabalho - como fazemos?

O software BUSA é exclusivamente comercializado e implementado pela própria empresa. A metodologia de implementação de projetos assenta em três fases:

• Análise e Desenho;
• Implementação;
• Suporte e Manutenção.

Dentro destas três fases são desenvolvidas as seguintes actividades:

• Preparação e levantamento;
• Desenho dos processos (Blueprint);
• Implementação e configuração da solução final;
• Validação da solução e preparação formação dos utilizadores;
• Go-Live e suporte;
• Manutenção e suporte técnico.

A vasta experiência na implementação de projectos permitem aos nossos clientes optimizar os seus processos internos, beneficiando do nosso know-how e best-pratices.

Os benefícios:

• Evita surpresas durante a execução das actividades;
• Permite desenvolver diferenciais competitivos através do uso de metodologias;
• Otimiza a alocação de pessoas, materiais e equipamentos;
• Antecipa situações desfavoráveis que poderão ocorrer, permitindo acções preventivas e correctivas;
• Adapta os trabalhos às expetactivas do mercado e do cliente;
• Favorece e auxilia a tomada de decisões;
• Disponibiliza orçamentos antes do início dos gastos;
• Permite o controlo e gestão de todas as fases do projecto a serem implementadas;
• Fornece mecanismos para a medição do desempenho do projecto;
• Documenta os acontecimentos do projecto.

SOFTWARE

A BUSA, possui todos os meios técnicos e recursos humanos qualificados para o desenvolvimento de aplicações de gestão de arquivo. Estas aplicações de gestão de arquivo têm como base softwares comuns da Microsoft, já presentes no computador do cliente. Com alguma programação, os nossos técnicos podem criar uma aplicação desenhada à volta das suas necessidades.

Caso o cliente pretenda algo mais complexo e com maiores ramificações, a BUSA pode também prestar consultoria para a instalação de um software de gestão documental. Existem hoje no mercado vários softwares de gestão documental, com capacidades vertentes on e off-line.

É possível definir os campos específicos de cada instituição, bem como as bases de dados distintas para cada tipologia documental. As possibilidades são imensas, dada a variedade de produtos no mercado, a BUSA é o seu melhor parceiro para de forma independente ajudar o seu cliente a escolher o software que melhor se adequa às suas necessidades.

Características de alguns produtos desenvolvidos e comercializados pela BUSA

• Recepção num único ponto de todas as tarefas: Em nome individual e filas de trabalho (as quais o utilizador tem acesso);
• Capacidade de ordenação;
• Visualização do prazo atribuído e grafismo para prazos expirados;
• Os fluxos deverão ter a permissão para lançamento Manual;
• Dados da Actividade: Instruções; Assunto; Comentário; Resposta (caso exista); Dados Avançados;
• Capacidade de: Completar a actividade, Delegação, mover para Inbox e Cancelar;
• Gestão de arquivo de pastas em contentores e microfilmes de um cliente.
• Arquivo com inventário de todas as pastas, respetivos contentores e sua localização no arquivo;
• Gestão de requisições, entradas e saídas de unidades de instalação do arquivo;
• Registo da saída da documentação, com data, hora, funcionário responsável pelo transporte ou envio de cópia por email (Check out)
• Registo da devolução de documentação no arquivo (Check in)
• Requisição de unidades de instalação pelo cliente a partir do acesso web;
• O cliente, a partir da internet, pode consultar o seu arquivo e proceder à requisição de unidades de instalação.
• Registo automático da requisição da(s) unidade(s) de instalação com identificação do utilizador que efetuou o registo, data e hora e envio de alerta automático de email ao gestor do arquivo Alerta ao arquivista de requisições pendentes;
• Histórico de requisições;
• Produção automática de lombadas para as pastas de forma a uniformizar as unidades de instalação de um arquivo e facilitar a sua identificação;
• Alerta de prazos de conservação atingidos.
• Pesquisa e recuperação
• Pesquisa simples, através de campo de pesquisa livre;
• Pesquisa avançada, de forma a refinar o resultado da pesquisa;
• Exportação de resultados de uma pesquisa para Excel;

Segurança

• Acesso ao software com nome de utilizador e palavra-passe para cada utilizador;
• Níveis de acesso distintos para utilizadores apenas de consulta, utilizadores de carregamento ou utilizadores de administração do sistema;
• Serviço de auditoria interno, com registo das acções efectuadas por cada utilizador no sistema;
• Nível de administração com capacidade de gestão de utilizadores e respectivos níveis de acesso;
• Número de utilizadores ilimitados;

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