Indexação

Indexação: existem muitas formas de indexar documentos e arquivos digitalizados e o processo também pode variar de empresa para empresa.

Em organizações com baixos volumes de documentos é comum preencher os campos de indexação de cada documento digitalizado.

Outro modo é a indexação por extração de texto. Muito usada quando há um volume constante de documentos do mesmo tipo. A indexação de documentos por extração utiliza o conteúdo textual de um documento para indicar o preenchimento dos índices. A extração ocorre por meio da ferramenta OCR, responsável por realizar a identificação de caracteres.

Ou seja, ao indexar um documento em uma plataforma GED que possui OCR, a ferramenta irá fazer uma “leitura” das informações e sugerir o preenchimento automático do tipo de documento e seus respectivos índices.

A indexação de documentos por importação em lote também é uma opção. Ela acontece ao fazer o upload de vários documentos, indicando o respectivo tipo de documento e associando os índices.