Software de Gestão Documental

Implantação de SGED / ECM

Em face da enorme quantidade de conteúdo disponível e o número cada vez maior de necessidades de informação, a BUSA possibilita criar uma estrutura que permite a sua empresa gerenciar documentos, independente da fonte: e-mails, papéis, faxes, relatórios, fotos, desenhos, sons, vídeos e outros, além de permitir que estas informações integrem o seu ambiente de negócios.

Fornecemos toda a gama de produtos e serviços necessários à implantação de ambientes ECM/SGED:

Consultoria

Implantação de sistemas

Tratamento do acervo

Captura e importação de dados

Afinal, O Que é SGED?

ECM (Enterprise Content Management) é a sigla introduzida pela AIIM em 2000 pela qual o SGED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) é conhecido mundialmente. Caracteriza-se pelo conjunto de tecnologias utilizadas para capturar, gerenciar, armazenar, preservar e disponibilizar conteúdo e documentos relacionados aos processos organizacionais. As ferramentas e estratégias de ECM permitem o gerenciamento das informações não-estruturadas da empresa como e-mails, arquivos digitais, vídeos, sons, documentos em papel ou digitalizados, páginas web, relatórios de call center, imagens de alta resolução, etc, onde quer que tais informações se encontrem. SGED é como o Gerenciamento Eletrônico de Documentos ficou conhecido no mundo, e engloba o conjunto de tecnologias voltadas para a gestão de documentos eletrônicos. Deve-se entender por documento eletrônico qualquer tipo de documento (planilhas, cartas, plantas) já em formato eletrônico e, claro, imagens.

É mais comum atualmente a utilização do ECM-SGED para o gerenciamento de documentos que são digitalizados e convertidos em imagem para posterior utilização. Neste caso, os documentos, recebem filtros para o tratamento e melhoria da imagem final e são indexados para facilitar sua localização.

Usar o ECM-SGED não obriga que as informações estejam em meio eletrônico. Um documento em papel pode cumprir toda sua função em qualquer processo, podendo ser arquivado neste mesmo meio ou de forma heterogênea. Ou iniciar em papel, fluir pelos processos, e ser arquivado em meio eletrônico.

O ECM-SGED cobre toda a operação referente ao ciclo de vida de um dado, documento ou informação, desde sua captação até a sua preservação.

Porque Implantar o SGED

Os dias de ter que arquivar milhares e milhares de documentos de papel por ano em arquivos gigantescos que ocupam mais espaço do que a maioria dos escritórios em breve ser uma coisa do passado. O motivo?… O Gerenciamento Eletrônico de Documentos é capaz de substituir armários contendo arquivos volumosos, mas esta não é sua única vantagem. Com o SGED, seu negócio terá um aumento de produtividade e eficiência perceptível, reduzirá custos, será mais organizado, além de muitas outras vantagens.

Aqui estão 7 razões para a sua empresa considerar o uso do SGED:

1. Rapidez e Agilidade para Colaborar e Compartilhar Documentos

Ter a capacidade de compartilhar documentos rapidamente e facilmente no ambiente de trabalho traz um valor inestimável para qualquer empresa. Visualização de dados, edição e compartilhamento digital pode acelerar muito o fluxo de trabalho, e isso permite aos funcionários compartilhar, enviar e receber dados em uma fração de tempo menor do que levaria para fazer a mesma coisa com documentos em papel. SGED acelera muito o processo de compartilhamento e colaboração, o que nos leva para o próximo benefício...

2. Aumento da Produtividade e Eficiência

Com a manipulação de documentos e compartilhamento levando uma fração do tempo com a ajuda do SGED, é inevitável o aumento da produtividade e eficiência também. O tempo gasto na procura de documentos em arquivos físicos ou bibliotecas é eliminado, e isso libera mais tempo para que os funcionários trabalhem em outras atividades, melhorar a eficiência como um todo. Com o software de SGED, todos os documentos da empresa e os dados são armazenados digitalmente em um único lugar, tornando-o facilmente acessível de qualquer computador com acesso à Internet.

3. Segurança dos Dados

Um bom software de SGED, tais como os utilizados pela BUSA, apresenta várias camadas de segurança para manter os dados pessoais de sua empresa protegidos. Com uma equipe em tempo integral de técnicos de TI e múltiplos recursos de segurança, o SGED online é uma das opções mais seguras disponíveis para qualquer empresa. Na maioria dos casos, é ainda mais seguro que o armazenamento de documentos e de dados localmente. Além disso, seus dados estão protegidos contra falhas do servidor ou faltas de energia, porque existem medidas de backup para proteger contra esses tipos de falhas.

4. Fácil Acesso aos Dados Passado e Presente

Não há comparação entre o modo “antigo” de armazenamento de documentos em gabinetes de arquivo (ou toda a sua mesa!) e a “nova” forma de armazená-los digitalmente. A capacidade de armazenamento de documentos digitais centralizado é de longe a melhor opção. Utilizando a função de pesquisa do Software, você pode acessar qualquer arquivo — novo ou antigo — em segundos, em vez de ter de pesquisa através de provavelmente milhares de pastas para localizar o arquivo. Quando o arquivo for encontrado, é fácil compartilhar com outros membros da equipe ou enviar por e-mail para um cliente, por exemplo. Enfim, todo o processo é simplificado.

5. Reduzir os custos de papel. Uma Solução ecologicamente correta

O custo do papel pode aumentar rapidamente em um escritório ou órgão público, portanto reduzindo este custo através da mudança para arquivos digitais pode representar uma economia substancial em seu negócio. Pense sobre o dinheiro economizado pela era digital: papel, custos de tinta / toner, os custos de armazenamento (por exemplo, armários de arquivo), remoção de resíduos de papel, manutenção da impressora — para não mencionar o tempo gasto na apresentação do empregado e ordenação de mais papel e produtos relacionados. Como você pode ver, reduzindo a quantidade de papel utilizado, poderá criar um efeito cascata sobre a lucratividade da empresa. Colocando a economia gerada de lado, uma empresa sem papel é também uma empresa amiga do ambiente.

6. Os documentos se tornam portáteis e acessíveis de qualquer lugar

Através de uma solução SGED é possível ter uma biblioteca de informações com você, o tempo todo! Tradicionalmente, seria quase impossível transportar cerca de centenas ou mesmo milhares de arquivos ao mesmo tempo em viagens de negócios ou fora do escritório. Desde que você possa acessar o banco de dados inteiro de sua empresa de forma segura através da Internet, já não seria necessário arrastar pilhas de papel. SGED permite praticamente trabalhar em qualquer lugar e ainda ser capaz de compartilhar arquivos com colegas de trabalho e acesso a dados enquanto estiver fora do escritório.

7. Poupa dinheiro directo e inderetamente

O custo-benefício de implantar o SGED pode ser visto tanto direto quanto indiretamente. Já foi mencionado como se livrar dos papéis pode salvar um monte de dinheiro em papel e produtos relacionados, mas você também pode reduzir os custos de outras maneiras. Digamos que você tenha um negócio que necessita de um uso relativamente intensivo de papel — um escritório de advocacia, por exemplo. Se um funcionário gasta uma hora por dia trabalhando com documentos, buscando, armazenando, organizando ou simplesmente andando para lá e para cá na sala de registros, isso equivaleria cerca de 264 horas por ano (assumindo cinco dias de trabalho por ano). Se o funcionário custa 96,59 MT/hora, são por ano 203 998,08 MT gastos somente com um funcionário em tarefas simples que poderia ser eliminado entrando na era digital.

Benefícios

Um bom projeto de SGED leva benefícios significativos a uma empresa, que são perceptíveis em praticamente todos os seus departamentos:

Onde Aplicar Soluções SGED

Diversas outras áreas do conhecimento humano podem se beneficiar do uso da gestão eletrônica de documentos:

Administração: localização de correspondências, preparação de manuais, propostas e procedimentos;

Jurídica: suporte a questões judiciais, análise de controle, preparação de petições, cumprimento de exigências legais, localização de leis;

Marketing: análise competitiva, localização de clientes efetivos/potenciais, descrição de produtos, armazenamento de questionários;

Ciências e engenharia: resumos técnicos, artigos de periódicos, informações de patentes, desenhos técnicos, resultados de operações;

Finanças: contratos, cartões de assinaturas, cheques, planos de negócios, notas fiscais e recibos;

Fabricação/Indústria: controle e planeamento de projetos, plantas de fábricas, informações sobre vendedores, informações sobre produtos, especificações técnicas;

Pessoal: fichas de funcionários, localização de currículos, políticas em geral, programas e manuais de treinamentos.

Legislação

Relacionamos aqui parte da legislação que trata de gestão de documentos, tanto em âmbito público quanto privado. Cabe ressaltar que a legislação sobre o tema é bastante ampla.